关于印发《西安翻译学院公文版头及发文字号管理办法（试行）》的通知

各单位、各部门：

现将《西安翻译学院公文版头及发文字号管理办法（试行）》予以印发，请结合实际，认真贯彻落实。

西安翻译学院

2022年11月8日

西安翻译学院公文版头及发文字号管理办法（试行）

第一章 总则

第一条  根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《西安翻译学院公文处理实施办法》（西译院发〔2018〕53号）有关要求，为规范公文管理、提升行政效能，结合我校实际，特制定本办法。

第二条  西安翻译学院印发的正式公文分“文件”与“函件” 两种，文号、印章须与公文版头一致使用。

第三条  公文字号由单位代字、年份、发文顺序号依次编排组成。几个单位联合行文时，只标注主办单位的发文字号。

第四条  公文版头及发文字号使用遵循“准确规范、精简高效”原则。

第二章 公文版头、发文字号适用范围

第五条  公文版头、发文字号适用范围包括：党委系统发文、行政系统发文、党政联合发文、向校外不相隶属单位行文、单位（部门）行文和会议纪要六类。

（一） 学校党委系统发文

1．事关党委系统的上行文，如向上级机关报告、请示工作等，用“中共西安翻译学院委员会”版头；事关党委系统的下行文，如贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关重要文件，批复下级机关的请示，党内人事任免等，用“中共西安翻译学院委员会文件”版头。以上均盖“中共西安翻译学院委员会”印章。承办单位：党政办公室    发文字号：西译党字/西译党发

2．学校党委部门以学校党委名义向全校发布本部门职权范围内的重要事项或涉及学校党委的综合性跨部门业务，用“中共西安翻译学院委员会文件”版头，编学校或相关部门发文字号，加盖“中共西安翻译学院委员会”印章。

承办单位：党政办公室    发文字号：西译党发承办单位：党委组织部    发文字号：西译党组发承办单位：党委宣传部    发文字号：西译党宣发

3．其他党委部门涉及跨部门一般性业务、需要协调的事项行文均用“中共西安翻译学院委员会办公室文件”版头，编“西译党办发”文号，加盖“中共西安翻译学院委员会办公室”印章。

承办单位：党政办公室    发文字号：西译党办发

4．涉及纪委、工会和团委事项发文，版头、发文字号和印章使用参照上述规范执行。

（二） 学校行政系统发文

1．事关学校行政工作的上行文，如向上级机关报告、请示工作等，用“西安翻译学院”版头；事关学校行政方面的下行文，如转发上级机关重要文件，颁布重要规章制度，年度工作计划和总结、机构设置、行政人事任免、奖惩等重大事项，部署学校重大工作等，用“西安翻译学院文件”版头。以上均盖“西安翻译学院”印章。

承办单位：党政办公室    发文字号：西译院字/西译院发

2．学校行政部门以学校名义向全校发布本部门职权范围内的重要事项或涉及学校的综合性跨部门业务，用“西安翻译学院文件”，编学校或相关部门发文字号，加盖“西安翻译学院”印章。

承办单位：党政办公室    发文字号：西译院发承办单位：人力资源处    发文字号：西译人发

承办单位：教师发展中心  发文字号：西译教师发承办单位：学生处        发文字号：西译学发承办单位：教务处        发文字号：西译教发

承办单位：教务处        发文字号：西译学位发

3．其他部门涉及学校行政一般性跨部门业务、需要协调的事项行文，均用“西安翻译学院办公室文件”版头，编“西译院办发”文号，加盖“西安翻译学院办公室”印章。

承办单位：党政办公室    发文字号：西译院办发

（三） 党政联合发文

党政联合发文时，用“中共西安翻译学院委员会 西安翻译学院文件”版头，加盖“中共西安翻译学院委员会”“西安翻译学院”印章。

承办单位：党政办公室    发文字号：西译党发/西译院发

（四） 向校外不相隶属单位行文

向校外不相隶属单位行文，如提出意见或建议；商洽工作、询问和答复问题；答复上级机关的询问等，根据对方单位性质，用“中共西安翻译学院委员会”“中共西安翻译学院委员会办公室”“西安翻译学院”“西安翻译学院办公室”函头，分别加盖“中共西安翻译学院委员会”“中共西安翻译学院委员会办公室”“西安翻译学院”“西安翻译学院办公室”印章。

党政办公室、党群工作部按照规定可以对校内外的相关对口机构行文，其他各单位、各部门不得以正式公文对外行文。

承办单位：党政办公室  发文字号：西译党函/西译党办函/西译院函/西译院办函

（五） 单位（部门）行文

各学院、部门向学校报告、请示工作，在职权范围内发布内部通知、相互之间联系工作等，用“西安翻译学院**（学院、部门全称）”函头（参见附件1），并加盖学院/部门印章。

（六） 会议纪要

会议纪要用于记载和传达相应会议的主要情况和议定事项。学校党委会、书记办公会用“中共西安翻译学院委员会会议纪要” 版头，校务会、校长办公会用“西安翻译学院会议纪要”版头，党政办公室负责以上会议纪要的撰写及编号。

第三章 附则

第六条  校级公文版头制作权限归学校党政办公室，由党政办公室统一编制文号。

第七条  除党政办公室、党群工作部门外，其他职能部门和各学院文件版头不得加“文件”字样。

第八条  因学校事业发展需要，职能部门需新增或变更发文字号的，需经分管校领导审定后报校领导审批，并提交党政办公室备案，不再另行发文。

第九条  本办法由党政办公室负责解释，自发文之日起实施,其他有关文件规定与本办法不一致的以本办法为准。

附件：各学院、部门公文函头模板（随文下发）